Back to Office: Wie die Gewinner des Best Workplace Award das Büro wieder attraktiv machen

Tatsächlich gehören leere Schreibtische in vielen Unternehmen schon zum gewohnten Bild, weil die Arbeitnehmer zumindest einen Teil ihrer Arbeitszeit im Homeoffice verbringen. Eine repräsentative forsa-Umfrage, die im Mai 2023 im Auftrag des Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. (IBA) durchgeführt wurde, liefert hierfür weitere Anhaltspunkte. Knapp zwei Drittel (64 %) der befragten Beschäftigten arbeiten derzeit „hybrid“. Das heißt, sie sind neben ihrem Hauptarbeitsplatz mindestens einmal in der Woche noch an einem anderen Ort tätig.

Mit diesem Status quo ist etwa die Hälfte (49 %) der Befragten zufrieden und möchte das Verhältnis von Büro und Homeoffice im Vergleich zum Vorjahr nicht verändern. Die andere Hälfte der Arbeitnehmer ist sich noch nicht sicher, wie oft sie in Zukunft im Büro arbeiten möchte. Während ein Mix aus Homeoffice und Büroarbeit für Arbeitnehmer Vorteile wie mehr Flexibilität im Alltag mit sich bringt, sehen Arbeitgeber hohe Anteile von Remote Work zunehmend kritisch. Die Kommunikation, Kreativität oder das Lernen voneinander sind einige wichtige Aspekte der Zusammenarbeit, die im digitalen Raum nicht optimal abgebildet werden können. Und auch die Bindung der Beschäftigten an ihr Team und das Unternehmen leidet auf Dauer unter der räumlichen Distanz. Arbeitgeber, die den Austausch und die Identifikation mit dem Unternehmen im physischen Raum stärken wollen, stehen daher vor der Herausforderung, mit ihren Räumen einen Mehrwert gegenüber dem Homeoffice zu bieten. Wie dies in der Praxis durch die Gestaltung eines attraktiven Arbeitsumfelds gelingen kann, zeigen die Gewinner des diesjährigen Best Workplace Awards. Mit dem Award zeichnen der IBA und die Arbeitgeberbewertungsplattform kununu seit 2018 diejenigen Unternehmen aus, die ihren Mitarbeitern ein besonders attraktives Arbeitsumfeld und echte Wohlfühlatmosphäre bieten. Der Award wird in den Kategorien „Kleine und mittelgroße Unternehmen, „Große Unternehmen“ und einer wechselnden Sonderkategorie – in diesem Jahr mit dem Fokus „Mitarbeiterförderung“ – verliehen.

Mensch und Dialog im Mittelpunkt

Alle Preisträger bieten ihren Mitarbeitern die Möglichkeit des hybriden Arbeitens, bei den Büros legen sie Wert auf eine attraktive Arbeitsumgebung mit variablen Kommunikations- und Arbeitsbereichen. Dabei erinnert vieles an Hotellerie und Gastronomie, wo die Aufenthaltsqualität und damit das Wohlbefinden der Gäste, im Mittelpunkt stehen. Das gilt beispielsweise für die W3 digital brands GmbH, den diesjährigen Gewinner des Best Workplace Award in der Kategorie „Kleine und mittelgroße Unternehmen“. „Die Arbeitsumgebung spielt eine große Rolle. Wir könnten 100 % remote arbeiten und trotzdem ist uns wichtig, dass man sich immer wieder trifft“, erklärt Mario Motzkuhn, Managing Partner Strategy. Damit die Büroräume auch optimal für Begegnung, Austausch und Kommunikation genutzt werden können, haben die Gewinnerunternehmen wesentliche Teile ihrer Büroflächen auf genau diese Arbeitsweisen abgestimmt.

So realisierte W3 digital brands Begegnungsräume, offene Workspaces und Arbeitsnischen, um die Zusammenarbeit zu fördern. „Bei der Arbeitsatmosphäre und der Raumgestaltung legen wir großen Wert auf eine professionelle, leistungsfördernde Wohlfühlatmosphäre, in der man sich gerne aufhält, sich trifft und austauscht. So werden Kreativität, Teamgeist und gute Ideen gefördert“, führt Motzkuhn weiter aus.

Dass dies ein sinnvoller Ansatz ist, unterstreicht auch die forsa-Umfrage. Für rund 82 % der Befragten gehört der persönliche Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten zu den wichtigsten Gründen, im Büro zu arbeiten. Auch bei Adecco Medical, dem Gewinner in der Kategorie „Große Unternehmen“, legt man besonderen Wert auf offene Flächen, die den Mitarbeitern den Austausch untereinander, aber auch Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten bieten. „Des Weiteren betrachten wir das Büro auch als einen Raum, in dem wir Gastgeber für unsere Projektmitarbeitenden sind und Möglichkeiten für den offenen Dialog schaffen“, führt Manuel Fink, Director Adecco Medical aus.

Informelle Orte für mehr Kreativität und Teamgeist

Indem Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Vielzahl unterschiedlicher Räume und Angebote zur Verfügung stellen, schaffen sie Möglichkeiten zur Kommunikation und zum kollegialen Austausch. Unbedingt dazu gehören auch Orte wie Büroküchen oder Kaffeebars. Sie bieten den informellen Raum, in dem sich Mitarbeiter treffen, Ideen austauschen und miteinander interagieren können. Diese informellen Begegnungen können Teamarbeit, Kreativität und Innovation fördern. Bei Baufinanzierungspool24, dem Gewinner der Sonderkategorie „Mitarbeiterförderung“, sorgt eine hochwertige Küche mit Barbereich und ansprechenden Sitzgelegenheiten für eine entspannte Teamatmosphäre. Dominic Neu, Teamleiter Baufinanzierung, beschreibt die Büroräume seines Arbeitgebers so: „Schöne Aussicht, lichtdurchflutet, großer Empfangsbereich, schöne Küche – also viele Möglichkeiten, sich zu treffen und auszutauschen. Wir können hier aber auch Teammeetings abhalten und so das Arbeitsklima untereinander verbessern.“

Ergonomie als Mehrwert im Büro

Neben einer positiven Atmosphäre und einer abwechslungsreichen Gestaltung trägt auch die ergonomische Ausstattung der Räume dazu bei, dass Mitarbeiter gerne ins Büro kommen und ebenso engagiert wie produktiv arbeiten. „Ich glaube, dass das gesamte Umfeld hier sehr attraktiv ist. Wir legen sehr viel Wert auf die Büroausstattung, um ein attraktives Arbeitsumfeld zu schaffen“, sagt Manuel Fink, Geschäftsführer bei Adecco Medical. Dafür setzt das Unternehmen unter anderem auf höhenverstellbare Tische und ergonomische Bürostühle, inklusive einer ausführlichen Einweisung durch den Betriebsarzt. Trotz Open-Space-Offices können die Mitarbeiter ihren jeweiligen Arbeitsplatz frei gestalten und so ein Stück Persönlichkeit ins Büro bringen. Helle lichtdurchflutete Räume sorgen für eine angenehme Atmosphäre. Licht spielt auch in den Büros des Baufinanzierungspool24 eine wichtige Rolle: Bodentiefe Fenster spenden großzügig Licht, eine dynamische Beleuchtung verändert je nach Tageszeit die Helligkeit und Farbtemperatur der Innenraumbeleuchtung. So wird beispielsweise abends der Blauanteil des Lichts reduziert, um den Körper zur Entspannung anzuregen. Auch das Raumklima lässt sich über moderne Technik regulieren. Geschäftsführer Sven Dreier erläutert den Gestaltungsansatz: „So würde ich mir einen Arbeitsplatz wünschen und so haben wir ihn eingerichtet!“

Mehr als nur ein guter Schreibtisch

Wer in seinem Unternehmen eine erlebbare, identifikationsstarke Kultur verwirklichen sowie Teamgeist und kreativen Austausch stärken möchte, der braucht unterschiedliche Raum- und Aufenthaltsangebote. Räume für die Teamarbeit sowie Orte für die spontane Begegnung und Erholung sind dabei genauso essenziell wie variabel nutzbare, offene Bereiche für flexible Nutzung. Mindestens ebenso wichtig ist jedoch, dass die Einrichtungen etwas Besonderes haben, was das jeweilige Unternehmen ausmacht oder schlicht im Gedächtnis bleibt. Bei Adecco lockt als besonderes Highlight eine Terrasse mit phänomenalem Blick auf die Hamburger Hafencity. Baufinanzierungspool24 integriert mit dem Thema Garten biophile Elemente in seine Einrichtung und bei W3 digital brands gehören zur Einrichtung auch Rückzugsräume für Powernaps. Das Engagement scheint sich zu lohnen: „Wir machen die Erfahrung, dass wir durch die Raumgestaltung Leute haben, die gerne hier sind, obwohl sie auch von zu Hause aus arbeiten könnten“, bestätigt Mario Motzkuhn von W3 digital brands.

Der Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V. mit Sitz in Wiesbaden ist der Branchenverband für die ganzheitliche Gestaltung der Büroarbeit. Er bündelt die Kompetenzen und vertritt die Interessen von Herstellern von Büro- und Objektmöbeln sowie von Akustik-, Licht- und weiteren Ausstattungslösungen. Arbeitgeberattraktivität, ganzheitliche Raumgestaltung und New Work sind dabei auch zentrale Themen der Online-Expertenplattform IBA Forum. Zudem ist der IBA ideeller Träger der ORGATEC, internationale Leitmesse für moderne Arbeitswelten.

2023 feiert der Verband sein 100-jähriges Bestehen. Gegründet wurde er im Jahr 1923 als Zusammenschluss der Holzbüromöbelhersteller in Form einer „fachlichen Gliederung“ des Wirtschaftsverbands der Deutschen Holzindustrie. Durch diverse Zusammenschlüsse wurde der Kreis der Unternehmen zunächst auf die Hersteller von Büro- und Objektmöbeln aus Stahl und später auf die Produzenten von Sitzmöbeln ausgedehnt. Seit 2016 trägt der Verband den Namen Industrieverband Büro und Arbeitswelt e. V.