Organisation im Büroalltag

"Ordnung ist das halbe Leben" sagt das Sprichwort. Dies bedeutet jedoch nicht, dass jeder Mensch in der gleichen Art und Weise Ordnung halten soll. Ordnung und Organisation im Büro ist viel mehr als ein aufgeräumter Schreibtisch. Es geht heute um Zeit- und Selbstmanagement und darum, Transparenz in komplexe Arbeitsabläufe zu bringen.

Ein Arbeitsplatz sollte nicht nur gut organisiert sein, sondern auch unbedingt so gestaltet sein, dass Sie sich dort gern aufhalten. Schauen Sie Ihr Büro an. Steht Ihr Schreibtisch an der günstigsten Stelle? Ist Ihr Stuhl bequem? Welche Gegenstände befinden sich an Ihrem Arbeitsplatz? Oftmals sind nur kleine Veränderungen erforderlich. Übersichtlichkeit ist dabei das Wichtigste, denn Übersicht verhilft Ihnen zu Effektivität und Produktivität.

Als vorteilhaft erwiesen hat sich, Arbeitsmaterialien so zu platzieren, dass Sie diese schnell greifbar haben. Was Sie oft benötigen, befindet sich in Ihrem direkten Zugriff (Greifbereich), für alles andere müssen Sie aufstehen (Holbereich).

Ordnung auf dem Schreibtisch schafft Ordnung im Gehirn! Volle und unorganisierte Schreibtische verraten ein schlechtes Ablagesystem und mangelnde Arbeitsorganisation. Ihr Ziel jedoch ist, alle notwendigen Unterlagen schnell zuzuordnen, abzulegen und wieder zu finden.

Für eine verbesserte Organisation genügen in den meisten Fällen 3 oder 4 Ablagen oder Körbe auf dem Schreibtisch für:

• eingehende Papiere,
• ausgehende Schriftstücke,
• laufende Angelegenheiten und
• zu Lesendes.

Diese Ablagen sind natürlich nicht für eine dauerhafte Aufbewahrung gedacht. Aktuelle Arbeitsunterlagen befinden sich in Hängemappen oder Standordnern. Arbeiten, die in ein paar Minuten zu erledigen sind, werden sofort erledigt. Dinge, die längere Zeit benötigen, werden bei den Projektunterlagen abgelegt. Unnötiges kommt sofort in den Papierkorb.

Sorgen Sie auch dafür, dass alle Ihre Bürowerkzeuge in tadellosem Zustand sind: Hefter, Locher, Kugelschreiber, Tesafilm, Taschenrechner, Scheren usw. Alle diese regelmäßig benutzten Gegenstände befinden sich in einer Schublade in Ihrem Schreibtisch, nicht auf Ihrer Arbeitsfläche.

Organisation durch Ordnungssysteme

In vielen Sekretariaten wird die Ablage als lästige und ungeliebte Aufgabe angesehen. Dabei ist ein effizientes Ablagesystem wichtig und absolut notwendig. Sie dient um Termine einzuhalten, gesetzliche Vorschriften zu beachten und ermöglicht ein schnelles Nachschlagen, wenn später Informationen benötigt werden.

Außerdem ist die Ablage nur dann unangenehm, wenn der Stapel zu groß wird. Natürlich ist die Herausforderung umso größer, je umfangreicher die Projekte sind. Doch heißt die Ablage-Regel Nr. 1: täglich Ablage machen. Meistens reichen schon 5 Minuten. Dann finden Sie Ihre Unterlagen auch wesentlich schneller und vergeuden nicht so viel Zeit beim Suchen. Am besten, Sie legen abends ab, bevor Sie nach Hause gehen. Dann haben Sie auch noch ein gutes Gefühl dabei.

Zeitmanagement-Methoden

Ihre Arbeitseffizienz lässt sich durch Organisation und rationelles Arbeiten erheblich steigern. Das setzt allerdings voraus, dass Sie auch bei den eigenen Arbeitsabläufen Schwachstellen erkennen und diese beseitigen. Bewährte Managementtechniken helfen Ihnen dabei. Lernen Sie, nach Prioritäten zu unterscheiden sowie Wichtigkeit und Dringlichkeit einer Aufgabe richtig zu bewerten.

Diese Grundregeln der Organisation und des Zeit- und Selbstmanagements sollten Sie daher beherzigen:

• Planen Sie Ihren Tag
• Treffen Sie Entscheidungen
• Gestalten Sie Ihren Tag

Praxis-Tipp:

Planen Sie immer schriftlich. Ein Zeitplan, der nur im Kopf existiert, wird leichter umgeworfen und Sie verlieren leichter den Überblick. Schriftlich bedeutet er Arbeitsentlastung für das Gedächtnis und Motivation!

Eine Kontrolle der Tagesergebnisse mit gleichzeitiger Dokumentation der geleisteten Arbeit wird dadurch möglich. Die Dokumentation unterstützt Sie bei der Nachkontrolle und der weiteren Planung. Beachten Sie bei der Planung die Konzentration auf das Wesentliche. Planen Sie realistisch! Schätzen Sie den Zeitbedarf ein und verplanen Sie nur 60 Prozent Ihrer Zeit. Es kommt immer etwas Unerwartetes dazwischen.

Quellen:Gertrud Zeller