Die E-Rechnungspflicht … kommt!

In Deutschland kommt für den B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht. Die Umsetzung soll durch das Wachstumschancengesetz erfolgen. Wann diese Verpflichtung in Kraft tritt, ist jedoch noch nicht endgültig geklärt, da das Wachstumschancengesetz zum Zeitpunkt des Verfassens dieses Artikels im Vermittlungsausschuss vom 21.02.2024 noch keine Zustimmungsaussicht der Länderkammer (Bundesrat) gefunden hat.

Eine Übermittlung von E-Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Bereich) bedarf auch in Zukunft der Zustimmung als Voraussetzung für die elektronische Übermittlung.

Handlungsbedarf des deutschen Gesetzgebers

Handlungsursächlich ist nicht eine Idee der Ampel-Regierung, sondern vielmehr der Richtlinienentwurf zu „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA (COM 2022 701). ViDA führt zu einer Modernisierung der bisherigen Umsatzsteuerrichtlinie, dabei sollen die transnationalen Hürden wie die lokale Mehrwertsteuerregistrierung überwunden werden. Dies soll durch eine EU-weite Pflicht zum transaktionsbasierten E-Invoicing in einem einheitlichen Standard erfolgen. Damit ergibt sich aus der Richtlinie der Entwurf zur Umsetzung einer E-Rechnungspflicht. Der Entwurf der Verordnung bezieht sich auf grenzüberschreitende Rechnungen. Ziel ist es, grenzüberschreitende Transaktionen anhand der elektronischen Rechnungsdatensätze abgleichen zu können und damit Steuerausfälle zu reduzieren bzw. zu vermeiden.

Es soll dann nur noch die elektronische Rechnung übermittelt werden. Die Vorgaben des Datenformats (Mappings) erlaubt damit eine solche Rechnung auszustellen, zu übermitteln, zu empfangen und direkt weiterzuverarbeiten. Diese Vorgaben stammen aus der Richtlinie 2014/55/EU.

Einführungszeitpunkt und Übergangfristen – keine verlässlichen Daten!

Geplant war die Einführung zum 01.01.2025. Dieser Termin ist aber wahrscheinlich nicht mehr zu halten. Es dürfen für in 2025 und 2026 ausgeführte B2B-Umsätze auch weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Ebenso auch elektronische Rechnungen, die nicht dem geforderten Format entsprechen, jedoch ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Darüber hinaus können für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden, sofern der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz i.S.d. § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat.

Definition der E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E). Bei der E-Rechnung handelt es sich nicht um eine „Software“, sondern um eine standardisierte Vorgabe eines strukturierten elektronischen Formats. Dieses muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß RL 2014/55/EU entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder in Papierform übermittelt werden, werden unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst. Papierrechnungen sind bei Fahrausweisen (§ 34 UStDV) und Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) weiterhin zulässig.

Bekannte Formate

Es sind alle Rechnungsformate erlaubt, die aus strukturierten Daten bestehen, sowie Rechnungsformate, die teilweise aus einem strukturierten Format und teilweise aus einer Bilddatei bestehen. Hierzu zählt beispielsweise das ZUGFeRD-Format.

Die ZUGFeRD-Rechnung ist ein hybrides Rechnungsobjekt mit zwei inhaltlich identischen Rechnungsdaten. Der Datensatz besteht einerseits aus einem bildbasierten Dokumentformat (PDF/A) und andererseits aus einem strukturierten Datenformat (XML). ZUGFeRD basiert auf dem von UN/CEFACT entwickelten Standard zur Cross Industry Invoice, aber auch auf dem durch das europäische Standardisierungsgremium CEN entwickelten und den darauf aufbauenden Message User Guides (MUG). Mit Hilfe des vorhandenen XML-Datensatzes können rechnungsrelevante Daten direkt verwendet werden, beispielsweise zur Rechnungsprüfung oder Kontierung. Die umsatzsteuerlich relevanten Pflichtangaben sind als Pflichtfelder definiert, daneben gibt es auch optionale Felder, um dem Kunden weitere Informationen zukommen zu lassen, z. B. Skontofristen.

Die X-Rechnung enthält neben den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben weitere Informationen, wie etwa die Lieferantennummer, eine Auftragskennnummer sowie insbesondere eine Leitweg-Identifikationsnummer. Diese Vorgaben sind in der ZUGFeRD 2.0-Version ebenfalls eingebettet, so dass ein E-Rechnungsaustausch mit beiden Formaten möglich ist. Die geforderten Formate werden von der X-Rechnung, die u. a. im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format (Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei, ab Version 2.0.1 – aktuelle Version 2.2) erfüllt (vgl. BMF-Schreiben vom 02.10.2023).

Auch andere Rechnungsformate, die nicht explizit in dem Schreiben genannt wurden, können jedoch grundsätzlich die Anforderungen erfüllen. Daher ist (nach jetzigem Stand) geplant das EDI-Verfahren weiterhin zuzulassen, obgleich diese Formate nicht der CEN-Norm EN 16931 entsprechen. Bedingung ist, dass sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format (CEN-Norm EN 16931) extrahieren lassen.

Neue Rechnungsprozesse

Ob debitorisch oder kreditorisch, der Rechnungserstellungs- bzw. -prüfungsprozess kann nur elektronisch erfolgen, wenn die notwendigen Daten systemseitig vorhanden sind. Dabei wird in Zukunft die Datenqualität eine bedeutende Rolle spielen, um die Prozesse fehlerfrei, d. h. auch ohne menschliche Eingriffe, vollziehen zu können.

Beispiel kreditorischer Prozess

Mit der Bestellung wird systemseitig ein Bestellbezug hergestellt, damit bei Rechnungseingang die Rechnung mit der offenen Bestellung gematcht werden kann. Die Bestellung sollte idealerweise die Kontierung und Kostenstelle mitgeben. Die Leistungsabnahme kann mit Hilfe der im System hinterlegten offenen Bestellung abgeglichen werden. Dadurch wird z. B. auch ein Warenzugang im Zeitpunkt der Abnahme erfasst. Kommt es zum Eingang der E-Rechnung sind damit die Stammdaten, Bestelldaten und die Leistungsabnahmebestätigung vorhanden und können validiert werden. Bei Fehlern greift der Mensch ein, natürlich auch um Kontrollen durchzuführen.

Dieses Wunschbild der automatisierten Buchungen kann mit Hilfe von ZUGFeRD modular erreicht werden, so dass nicht ein Digitalisierungsfortschritt „von Null auf Hundert“ sofort erfolgen muss (sog. Modulare Digitalisierung) – diese und weitere Möglichkeiten zeigen wir Ihnen in unseren Online-Seminaren und Präsenz-Seminaren mit Herrn Dirk J. Lamprecht.