Protokollführung für Betriebsräte – Teil 5

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Durchführung der Betriebsratsitzung

Zusammenfassung Vorbereitung

Sie sind rundum vorbereitet und sitzen an einem geeigneten Platz im Sitzungsraum mit allen notwendigen Hilfsmitteln – sei es zur handschriftlichen oder zur digitalen Mitschrift – und sind gerüstet für den Einsatz als Protokollführer oder Protokollführerin. Abgesehen von der materiellen Ausstattung bringen Sie Ihre Konzentrationsfähigkeit mit.

Doch wie schaffen Sie es, diese auch für längere Sitzungen aufrecht zu erhalten? Wie stellen Sie sicher, dass Ihnen nichts Wichtiges entgeht? Sie nehmen intensive Diskussionsbeiträge wahr. Doch wie schaffen Sie es, das Wesentliche von Unwesentlichem zu unterscheiden? Was sollten Sie mitschreiben? Was können Sie getrost weglassen?

Mitschrift

Definition und Erhaltung der Konzentration

Konzentration ist die Fähigkeit, ganz dort zu sein, wo man gerade ist. Dafür müssen Sie Ihre Aufmerksamkeit bewusst steigern und Ihr Ziel im Blick haben – zum Beispiel, während der gesamten Sitzung aufmerksam zu sein und aus allen Beiträgen das Wesentliche für Ihr Protokoll zu erfassen.

Ihre Konzentration benötigt eine gesunde Basis. Sie sollten weder durch Hunger noch Durst oder Schlafmangel abgelenkt sein. Weiterhin sind ideale Voraussetzungen für eine gute Konzentration eine innere Ausgeglichenheit und natürlich eine positive Einstellung zu Ihrer Aufgabe. Kurz frische Luft zu schnappen kann nachlassende Konzentration wieder herstellen.

Ebenso ist Ihnen eine gesunde Portion Selbstbewusstsein nützlich. So haben Sie keine Scheu, bei Unklarheiten während der Sitzung nachzuhaken, damit alles korrekt in Ihrem Protokoll aufgezeichnet werden kann. Diese dadurch gewonnene Selbstsicherheit lässt weniger Nervosität aufkommen und trägt damit auch positiv zu Ihrer Konzentration bei.

Wesentliches von Unwesentlichem trennen

Während der Eröffnung der Sitzung und Begrüßung durch den BR-Vorsitzenden prüfen Sie bereits die Anwesenheit gemäß vorbereiteter Anwesenheitsliste. Sollte als Vertretung ein Ersatzmitglied erscheinen, das noch nicht auf der Liste steht, nehmen Sie gleich die Ergänzung vor. Sollten für Beiträge Handouts ausgegeben werden, achten Sie darauf, dass auch Sie eine Ausfertigung solcher Dokumente für das Protokoll erhalten.

Sobald ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin spricht, konzentrieren Sie sich auf das Zuhören! Notieren Sie lediglich das Kürzel des Redners, dann achten Sie darauf, was er oder sie inhaltlich sagen will. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, wörtlich mitzuschreiben. Verstehen Sie erst den Inhalt. Vielleicht ist das gerade Gesagte nur ein humorvoller Einstieg oder eine Anekdote, die gar keinen wesentlichen Beitrag zum Protokoll darstellt, dann brauchen Sie überhaupt nicht mitzuschreiben.

Achten Sie darauf, dass jeder Tagesordnungspunkt (TOP) als Überschrift in Ihrer Mitschrift vorhanden ist, damit die Beiträge direkt korrekt zugeordnet werden können. Bei handschriftlicher Mitschrift haben Sie pro TOP ein eigenes Blatt vorbereitet. Bei digitaler Mitschrift haben Sie die Agenda schon so in Ihrem Formular eingetragen, dass Sie zwischen den Überschriften Platz für den Inhalt bzw. die Beiträge und Beschlüsse sowie Maßnahmen haben.

Sollten Sie beim Mitschreiben feststellen, dass bereits aufgenommener Text doch nicht die gedachte Bedeutung hat und Sie diesen Beitrag nicht im Protokoll benötigen, streichen Sie ihn sofort, dann brauchen Sie sich im Zuge der Nachbearbeitung nicht mehr darum zu kümmern.

Worte wie „Beschluss“, „Abstimmung“, „To Do“ und „Maßnahme“ sollten Sie immer wachsam werden lassen, denn es folgen in der Regel wichtige Ergebnisse, die dringend ins Protokoll aufzunehmen sind.

Achten Sie bei jedem Redeabschnitt auf folgende Punkte:

• Was hat er/sie genau zu welchem Thema gesagt?
• Haben Sie inhaltlich und akustisch alles verstanden?
• Welche Formulierungen waren so prägnant, dass Sie sie möglichst wörtlich mitschreiben sollten?
• Wofür genügen Stichworte?
• Was für ein Beitrag war das? Eine Information? Eine Frage? Ein Vorschlag? Eine Kritik?
• Resultiert der Beitrag in einen Beschluss oder To Do als Aktivität für eine bestimmte Person?
• Wer war dabei stimmberechtigt? Haben alle Stimmberechtigten mitgestimmt?
• Was hat die Abstimmung ergeben? Wie waren die Mehrheitsverhältnisse?

Empfehlungen zur Vorgehensweise:

• Wenn Sie etwas akustisch oder inhaltlich nicht verstanden haben, fragen Sie nach!
• Wenn Sie es inhaltlich verstanden haben, reichen Stichworte als Mitschrift, die Ausformulierung nehmen Sie in der Nachbearbeitung vor. Schreiben Sie nur in Ausnahmefällen einen genauen Wortlaut mit, z. B., wenn die Formulierung besonders prägnant war.
• Nutzen Sie Hervorhebungen wie Textmarker oder Fettdruck, um schon bei der Mitschrift wichtige Punkte zu markieren. Gewöhnen Sie sich einheitliche Varianten an, damit Sie an der Art der Hervorhebung schon erkennen, in welche Richtung die Bedeutung einzustufen ist.
• Beschlüsse schreiben Sie immer wörtlich mit und sollten Sie durch lautes Vorlesen gegenprüfen.
• Maßnahmen sollten klar strukturiert mit Zuständigkeit und Termin der Bearbeitung bzw. Erledigung aufgenommen werden.

Hinweis:

Nicht jedem ist es gegeben, klar und deutlich zu formulieren. Manche Menschen sprechen sehr weit ausschweifend und kommen schlecht auf den Punkt. Dann liegt es an Ihnen, den Sinn zu verstehen und auf das Wesentliche gekürzt in das Protokoll aufzunehmen. Wenn Sie alleine nicht den Kern benennen können, fragen Sie nach! Jetzt, direkt in der Sitzung! Sagen Sie, was Sie verstanden haben und ins Protokoll aufnehmen wollen. Holen Sie sich die Bestätigung oder Korrektur ein.

Wenn Sie auch bei blumigen Wortbeiträgen nicht nervös werden, sondern erst genau zuhören und dann in Ruhe entscheiden, was der relevante Inhalt war, werden Sie mit der Mitschrift gut mitkommen. In Notfällen hilft es immer, zu unterbrechen und nachzufragen. Sie haben schließlich die Verantwortung für Ihr Protokoll. Auch wenn am Ende zwei Unterschriften benötigt werden, möchten Sie sicherlich bereits einen Prototyp vorlegen, der Hand und Fuß hat und nicht wage Formulierungen enthält, die auf Unverständnis zurückzuführen wären.

Bedeutungslose Beiträge, die Sie weglassen können

• Alles, was zur Auflockerung und Unterhaltung dient, wie humorvolle Einleitungen, persönliche Anekdoten, Kabbeleien, Witze.
• Auch weniger freundliche Zwischenrufe oder gar persönliche Angriffe und Streitereien gehören nicht wortgebunden ins Protokoll. Stattdessen kann im Verlaufsprotokoll auf eine kontroverse Diskussion hingewiesen werden mit anschließendem Stand der Dinge.
• Alles, was keine neuen Inhalte einbringt, sondern bereits Gesagtes wiederholt und noch weiter beschreibt. Hier kann im Verlaufsprotokoll erwähnt werden, dass sich die wortgebende Person der Meinung von einem anderen Sitzungsteilnehmer anschließt.
• Ein Redner schweift vom Thema ab und am Ende entwickelt sich der Beitrag zu nichts Aussagefähigem und passt zu keinem TOP. Dann hat der Inhalt keine Bedeutung für das Protokoll.

Sicherlich ist nicht in jedem Falle gleich zu Beginn eines Beitrages erkennbar, dass das Gesagte kein Gewicht für das Protokoll haben wird. Von daher gilt: Schreiben Sie mit, wenn dies noch nicht erkennbar ist. Später streichen ist einfacher, als später nachzuvollziehen und nachzuformulieren.

Beachten Sie jedoch: Protokollieren heißt Gesagtes zu komprimieren, nicht aber, es zu interpretieren!

Woher wissen Sie am Ende der Besprechung, ob Sie alles Wichtige mitbekommen haben? Idealerweise sollte der Sitzungsleiter am Ende alle Ergebnisse und To Dos nochmals zusammenfassen und mit Ihnen abgleichen. Damit haben Sie zumindest schon einmal den Kern aller TOPs. Je nach Protokollart können Sie diese bei Bedarf noch mit Ihren aufgenommenen zielführenden Detailinformationen ausführlicher gestalten.

Die Autorin:

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

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