Protokollführung für Betriebsräte – Teil 4

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Durchführung der Betriebsratssitzung

Zusammenfassung der Vorbereitung

Die Einladung an die BR-Mitglieder ist rechtzeitig erfolgt. Der Arbeitgeber wird vorher vom Zeitpunkt der Sitzung informiert. Finden in regelmäßigen Abständen Betriebsratssitzungen statt, ist eine ausdrückliche Weitergabe an den Arbeitgeber nicht mehr erforderlich, da er über das regelmäßige Stattfinden bereits informiert ist.

Eine Tagesordnung liegt allen Teilnehmern und Teilnehmerinnen vor. Punkt „Verschiedenes“ enthält nur solche Themen, die keine Vorbereitung von Seiten der Mitglieder erfordern und auch keiner konkreten Beschlussfassung bedürfen.

Ist ein Mitglied verhindert, wird der BR unverzüglich informiert. Es ist Aufgabe des Betriebsratsvorsitzenden, einen Nachrücker (Ersatzmitglied) zu Betriebsratssitzungen zu laden (§§ 25, 29 Abs. 2 Satz 6 und 33 Abs. 2 BetrVG). Ersatzmitglieder rücken je nach Wahlverfahren bei einer Betriebsratswahl entsprechend nach und werden in Fällen einer Verhinderung von ordentlichen Mitgliedern automatisch angesprochen.

Eingeladene Mitglieder je nach zu besprechender Tagesordnungspunkte können sein:

• alle ordentlichen Mitglieder
• Ersatzmitglieder
• Schwerbehindertenvertreter (nur beratende Teilnahme, nicht stimmberechtigt)
• ein Mitglied der Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV), wenn Angelegenheiten behandelt werden, die besonders die Auszubildenden betreffen, dann haben alle Mitglieder der JAV ein Teilnahmerecht und dürfen auch mit abstimmen (§ 67 BetrVG)
• Gewerkschaftsbeauftragte, wenn mindestens ¼ der Betriebsratsmitglieder dies will (§ 31 BetrVG)
• die Vertrauensperson der Zivildienstleistenden (§ 3 Abs. 1 ZDG, nur beratende Teilnahme, nicht stimmberechtigt)
• darüber hinaus Personen, die der Betriebsrat zur Erledigung seiner Ausgaben benötigt und die er einlädt, z. B.: Sachverständige, Auskunftspersonen, Schreibkraft, Mitglieder des GBR/KBR, Rechtsanwälte, Arbeitnehmer mit besonderen Anliegen
• Arbeitgeber oder Vertreter des Arbeitgeberverbandes, wenn er vom BR ausdrücklich eingeladen wurde – die Einladung kann auch auf einzelne Tagesordnungspunkte beschränkt werden

Anwesende Personen, Tagesordnung, Zeit und Ort stehen fest. Sie als Protokollführer wissen, dass Sie nun Ihres Amtes der Mitschrift walten dürfen und bereiten sich darauf vor:

Protokollführung in der Sitzung

Vorgaben

Für die Protokollführung der Betriebsratssitzung ist in §34 Abs.1 BetrVG zwingend vorgeschrieben:

• Wiedergabe mindestens des Wortlauts der Beschlüsse
• Stimmenverhältnisse
• Unterschrift des oder der Vorsitzenden und mindestens eines weiteren BR-Mitglieds
• Anwesenheitsliste, die bereits als Dokument vorbereitet ist damit sich jeder Teilnehmer eigenhändig mit Unterschrift eintragen kann

Protokollführer

Als Protokollführer oder Protokollführerin sind Sie einige Minuten vor Besprechungsbeginn im Raum. Am besten belegen Sie einen Platz, von dem aus Sie alle Teilnehmer und den Sitzungsleiter und ggf. die Leinwand im Falle von Präsentationsmaterial gut im Blick haben. Auch sollten Sie ausreichend Platz zur Verfügung haben, um Ihre Unterlagen auszubreiten und darin ggf. während der Sitzung noch etwas suchen zu können.

Vergessen Sie nicht, zu vermerken, wenn ein Teilnehmer die Sitzung verlassen hat oder neu hinzugekommen ist! Notieren Sie sich Namen der Person und Zeitpunkt der Veränderung. Diese Information muss sich im Protokoll wiederfinden, da sie Voraussetzung ist für die Zuordnung von Stimmenverhältnissen bei Beschlussfassungen.

Generell liegt es in Ihren Kenntnissen und Fähigkeiten als Protokollführer, ob Sie die Aufzeichnungen während der Sitzung handschriftlich oder bereits digital vornehmen möchten. In jedem Falle sind unterschiedliche Vorbereitungen erforderlich. Grundsätzlich sollte man jedem Protokollführer und jeder Protokollführerin selbst die Entscheidung überlassen, welche Variante der Mitschrift er oder sie bevorzugt, um ein optimales Protokoll zu ermöglichen. Ein Protokollführer oder eine Protokollführerin im Betriebsrat ist nicht selbstverständlich mit Sekretariatstätigkeiten vertraut. Kenntnisse des professionellen Schreibens mit der Tastatur sind Voraussetzung für eine stressfreie digitale Mitschrift. Sie sollten sich als Protokollführer nicht vorrangig auf die Technik konzentrieren müssen, um die Inhalte zu notieren.

Zu berücksichtigen ist außerdem, welche Protokollart gewünscht ist. Wie im letzten Newsletter beschrieben, ist ein Ergebnisprotokoll aufgrund der geringen Textmenge sicherlich leicht zu erstellen. Ist jedoch ein Verlaufsprotokoll gewünscht, dann sind die Schwerpunkte in der Art der Mitschrift besonders zu beachten. Somit gilt dann: Ist routiniertes Schreiben per Tastatur nicht garantiert, empfiehlt sich eine handschriftliche Mitschrift.

Sind Sie in der Bedienung von Computern kundig und würden gerne digital mitschreiben, sollte Ihnen für die Betriebsratssitzung ein Laptop zur Verfügung stehen. Wer gerne digital mitschreibt, macht widerwillig und vielleicht sogar zu langsam und gar unleserliche handschriftliche Notizen, die ebensowenig ein optimales Protokoll unterstützen.

Handschriftliche Mitschrift

Folgendes Material sollten Sie als Protokollführer oder Protokollführerin zur Verfügung haben:

• Stifte, mit welchen Sie gut schreiben können, mehrere davon, falls die Tinte ausgeht
• Textmarker, um besondere Textstellen farbig markieren zu können
• genügend Papier

Beim Papier ist es empfehlenswert, bei loser Blattsammlung nicht beidseitig, sondern immer nur eine Seite zu beschreiben, damit beim Zurückblättern und Wenden der Blätter ein übermäßiges Durcheinander verhindert wird. Jede Seite sollte nummeriert werden.

Ich empfehle eine gebundene Ausfertigung, sei es mit Spirale oben oder an der Seite oder geklebter Variante in Buchform. Trotzdem gilt: Immer nur die rechte Seite beschreiben und nummerieren. In gebundener Form kommt niemals die Reihenfolge durcheinander. Alternativ sogar noch idealer: bereits bedruckte Seiten, die z. B. mit Word vorbereitet wurden:

1. Seite mit den immer wiederkehrenden Standardtexten als Protokollkopf – dann sind nur noch die individuellen Daten zu ergänzen, wie z. B. Beginn der Sitzung, Genehmigung der Niederschrift der letzten Sitzung, ggf. Ergänzung der Tagesordnung
2. Folgeseiten: pro Blatt ein Tagesordnungspunkt mit seiner Überschrift und dann freie Fläche für manuelle Aufzeichnungen. Lassen Sie sicherheitshalber genügend seitlichen Rand für Randbemerkungen zur späteren Ausformulierung.

Generelle Empfehlung:

Soweit es sich um Diskussionsbeiträge handelt, schreiben Sie stichpunktartig mit statt in ausformulierten Sätzen. Sprachliche Gestaltung können Sie in der Nachbearbeitung in Ruhe vornehmen. Beschlüsse hingegen schreiben Sie immer wörtlich mit und lesen sie nochmals für einen Abgleich direkt in der Sitzung vor.

Digitale Mitschrift

Folgendes Material sollten Sie als Protokollführer zur Verfügung haben:

• Laptop mit Stromkabel – bitte verlassen Sie sich nicht auf die Kapazität des Akkus.
• Kontrollieren Sie die Position der nächsterreichbaren Steckdose, ggf. brauchen Sie noch ein Verlängerungskabel oder Mehrfachstecker mit Kabel.
• Empfehlung: Wenn Sie nicht immer mit Touchpad arbeiten, nehmen Sie sich eine Maus mit. Die Bedienung mit der Maus ist entspannter und schneller.
• Beachten Sie: Wenn Sie für die Sitzung einen Laptop erhalten, den Sie sonst nicht gewohnt sind zu bedienen: Sie könnten problemlos auch Ihre eigene Tastatur anschließen. Wenn man an einer ungewohnten Tastatur schreiben soll, muss man sich mehr Fehlertoleranz zugestehen (wobei Tippfehler während der Mitschrift vollkommen unwichtig sind, denn diese können Sie ganz in Ruhe in der Nacharbeit korrigieren).
• Haben Sie trotzdem für den Notfall Papier und Stift greifbar, wenn die Technik streiken sollte.

Die digitale Mitschrift hat den Vorteil, dass Sie bereits vorbereitete Protokollformulare bereitstellen können, um diese dann direkt mit den Inhalten zu ergänzen. Dadurch ersparen Sie sich eine Menge Zeit in der Nacharbeit, da Sie nicht mehr das ganze Dokument abschreiben müssen.

Protokollformulare sind sicherlich bereits existent und Sie können sie verwenden. In unseren Seminaren haben wir selbstverständlich auch Empfehlungen, wie ein solches Protokollformular aussehen sollte, damit Sie bei der digitalen Mitschrift eine ideale Übersicht haben und nur noch die individuellen Inhalte eintragen müssen.

Fazit

Ein digitales erstelltes Dokument als Protokoll einer Betriebsratssitzung ist nicht zwingend vorgeschrieben. Auch ein handgeschriebendes Protokoll hat seine Gültigkeit, wenn es inhaltlich den Bedingungen entspricht. Trotzdem gehe ich davon aus, dass die handschriftliche Mitschrift der Sitzung oft aufgrund der Eile kein ansprechendes Erscheinungsbild hat und dann nochmals abgeschrieben wird.

Ein digital erstelltes Dokument hat immer einen wesentlich professionelleren Charakter. Dies empfehle ich als Ziel, egal ob Sie handschriftlich oder gleich digital mitschreiben.

Wählen Sie Ihre Variante der Mitschrift so, dass Sie sich nicht gestresst fühlen und sich optimal auf die Inhalte konzentrieren können. Handschriftlich mitschreiben und in der Nachbearbeitung digital erfassen ist immer noch ein Standard. Digitales Mitschreiben ist mittlerweile jedoch ein weiterer Standard für diejenigen, die mit der Computerarbeit gut vertraut ist. Sie sparen eine Menge Zeit in der Nachbearbeitung.

Die Autorin:

Sie ist als Referentin und Coach in den Bereichen Rhetorik, Kommunikation, Selbstmanagement und Persönlichkeitsentwicklung sowie für IT-Anwendungen und Business-Tools im Bereich der Büroorganisation tätig. Sie ist nach kaufmännischer und pädagogischer Ausbildung auch zertifizierte Trainerin nach dem European communication certificate® und bereits seit über 20 Jahren erfolgreich in der Weiterbildung von Zielgruppen wie Sekretärinnen oder Fach- und Führungskräften unterschiedlicher Unternehmensbereiche aktiv. Die Kombination von kaufmännischem Wissen, Know-how im Office-Bereich und den Themen zur Persönlichkeitsbildung bietet ihren Seminaren die Möglichkeit, auch trockenen Stoff lebhaft und interessant darzustellen.

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