Protokollführung für Betriebsräte – Teil 2

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1. Sinn und Zweck des Protokolls

Besprechungen sind dann ineffizient, wenn Ziele, Ergebnisse und Maßnahmen nicht ausreichend festgehalten bzw. verwaltet werden. Die Qualität so mancher Entscheidungsprozesse in Unternehmen hängt zu einem Großteil von funktionierenden Sitzungs- und Protokollstrukturen ab.

Besonders im Betriebsrat ist es daher – allein schon aus rechtlichen Gründen – wichtig, alle Zusammenkünfte zu protokollieren, sei es als

• Urkunde – ist in manchen Fällen gesetzlich vorgeschrieben
• Information – für alle Betriebsratsmitglieder und Einsicht-Berechtigte zur Darstellung der ausgetauschten Inhalte, auch wenn keine Beschlüsse gefasst wurden
• Ergebnisliste – Zusammenfassung aller Ergebnisse und Maßnahmen, die auch durch die Unterschriften der Teilnehmer und Teilnehmerinnen bestätigt werden
• Dokumentation – die gesamte Besprechung wird so dokumentiert und gespeichert
• Grundlage zur weiteren Bearbeitung – die Kompetenzen werden klar festgelegt, dient als Unterlage für die nächste Sitzung
• Beweis – bei wichtigen Rechtsgeschäften unerlässlich, Beweismittel im Strafverfahren etc.
• Analysehilfe – Grundlage für weitere Veranstaltungen, zur effizienteren Gestaltung von Folge-Meetings

2. Sitzungsniederschrift gem. § 34 BetrVG

Über jede Verhandlung des Betriebsrats ist eine Niederschrift aufzunehmen (§ 34 Abs. 1 1. Halbs.). Dies gilt für alle Sitzungen des Betriebsrats, auch wenn keine Beschlüsse gefasst werden. Für sonstige Gespräche und Verhandlungen (z. B. mit dem Arbeitgeber) kann die Erstellung eines Protokolls in einer Geschäftsordnung oder im Einzelfall festgelegt werden.

Beschlüsse des Betriebsrats werden ausschließlich in Betriebsratssitzungen gefasst. Es muss sichergestellt sein, dass die Nichtöffentlichkeit des Betriebsrats bei Beratung und Beschlussfassung gewahrt wird (§ 30 S. 4 BetrVG).

Der Betriebsrat ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte der Betriebsratsmitglieder an der Abstimmung teilnimmt. Stellvertretung durch Ersatzmitglieder ist zulässig (§ 33 Abs. 2 BetrVG).

Ist ein Mitglied des Betriebsrats an der Beschlussfassung verhindert, ist es durch das Ersatzmitglied zu vertreten (§ 25 Abs. 1 S. 2 BetrVG).

Die Niederschrift muss mindestens enthalten (§ 34 Abs. 1 S. 1 BetrVG):

• Das Sitzungsdatum
• Den Wortlaut der Beschlüsse:
  Der Wortlaut der Beschlüsse ist vor der Abstimmung sorgfältig zu formulieren, weil er die Entscheidung des Betriebsrats zum Ausdruck bringt und in der Regel Außenwirkung hat. Zu protokollieren sind nicht nur die vom Betriebsrat angenommenen, sondern auch die abgelehnten Anträge zur Beschlussfassung. Sie müssen in ihrem Wortlaut in die Niederschrift aufgenommen werden.
• Die Stimmenmehrheit, mit denen der Beschluss gefasst wurde:
  Anzugeben ist auch das Stimmenverhältnis, mit dem ein Beschluss gefasst oder der Antrag zur Beschlussfassung abgelehnt wurde. Die Angabe, wie jedes Mitglied abgestimmt hat, ist nur erforderlich, wenn der Betriebsrat namentliche Abstimmung beschlossen hat. Eine Gefahr namentlicher Aufzeichnungen liegt darin, dass bei Beschlüssen, die unerlaubte Handlungen (z. B. Benachteiligung von Arbeitnehmern auf Grund des Geschlechts) zur Folge haben, Haftungsansprüche an die Betriebsratsmitglieder gestellt werden können, die für diesen Beschluss gestimmt haben (§ 823 u § 840 BGB).
• Die Unterschrift des Vorsitzenden und mindestens eines weiteren Betriebsratsmitglieds:
  Wenn die Geschäftsordnung keine Bestimmungen darüber enthält, welches Betriebsratsmitglied die Niederschrift neben dem Vorsitzenden unterzeichnet, ist das Mitglied vom Betriebsrat zu bestimmen. Trifft das Gremium keine Regelung, ist jedes Mitglied zur Unterzeichnung berechtigt.
• Die Anwesenheitsliste, in die sich jeder Teilnehmer der Betriebsratssitzung eigenhändig einzutragen hat:
  Sie ist Bestandteil der Niederschrift. Durch die eigenhändige Unterschrift eines jeden Teilnehmers und jeder Teilnehmerin wird der Nachweis der Teilnahme dokumentiert. Die Eintragungen können nicht vom Vorsitzenden oder Schriftführer stellvertretend vorgenommen werden. Einzutragen haben sich nicht nur die teilnehmenden Betriebsratsmitglieder, sondern auch der Arbeitgeber, die Mitglieder der Jugend- und Auszubildendenvertretung, die Vertrauensperson der schwerbehinderten Menschen usw., die an der Sitzung (wenn auch nur zeitweise) teilgenommen haben. Bei nur vorübergehender Anwesenheit von Teilnehmern sind Angaben über den Zeitraum der Teilnahme in der Niederschrift oder auf der Anwesenheitsliste festzuhalten.

Dem Betriebsrat steht es frei, über diese Inhalte hinaus Informationen in die Sitzungsniederschrift aufzunehmen. Dies kann in der Geschäftsordnung geregelt werden.

2.1. Einladung / Tagesordnung

Die Einladung zu einer Betriebsratssitzung sollte rechtzeitig durch den oder die BR-Vorsitzenden erfolgen. In der Regel geht man von mindestens drei Tagen vor der Sitzung aus, was aber in dringenden Fällen auch abgekürzt werden kann. In jedem Falle sollte die Einladung schriftlich vorgenommen werden.

Idealerweise sollte der Einladung eine Tagesordnung beigefügt sein. Die Tagesordnung ist Grundlage für die Inhalte einer jeden Betriebsratssitzung. Fehler bei der Aufstellung der Tagesordnung können die Nichtigkeit in dieser Sitzung gefasster Beschlüsse zur Folge haben.

Ein Betriebsratsmitglied kann sich nur auf die Tagesordnung ausreichend vorbereiten, wenn sie so formuliert ist, dass aus der Bezeichnung der Tagesordnungspunkte der wesentliche Inhalt der Beschlussfassung hervorgeht.

Wichtig:
Beschlussfassungen unter zu unbestimmt formulierten Tagesordnungspunkten sind immer nichtig! Generell gilt: Beschlussfassungen, die unter Sammeltagesordnungspunkten (z. B. Punkt „Verschiedenes“) gefasst werden, sind unwirksam wegen mangelnder Bestimmtheit der Tagesordnungspunkte, unter denen sie gefasst werden. Gestalten Sie somit Ihre Tagesordnungspunkte so präzise, dass sie idealerweise als Grundlage für ausformulierte Beschlussvorlagen genutzt werden können!

Nachträgliche Änderungen oder Erweiterungen der Tagesordnung sind möglich, wenn sie den Sitzungsteilnehmern rechtzeitig vorher mitgeteilt werden.

Kurzfristige Änderungen der Tagesordnung etwa in der Betriebsratssitzung sind nur möglich, wenn alle ordentlichen Betriebsratsmitglieder anwesend sind und alle Betriebsratsmitglieder der Änderung oder Erweiterung zustimmen (Enthaltung genügt nicht, vgl. BAG v. 20.04.2005, AP Nr. 29 zu § 38 BetrVG 1972, ständige Rechtsprechung).

Hinweis:
Gibt es bei kurzfristigen Änderungen oder Erweiterungen der Tagesordnung keinen einstimmigen Beschluss zur Zustimmung von allen ordentlichen Betriebsratsmitgliedern über die nachträgliche Änderung oder Erweiterung der Tagesordnung, kann auch in eiligen Fällen (wenn etwa Fristen laufen) eine außerordentliche Sitzung einberufen werden – mit verkürzter Frist der Einladung und ggf. Durchführung der Sitzung am gleichen Tag.