Jahresabschlussarbeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung: Dienstwagenbesteuerung

Wenn ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer einen Dienstwagen zur Verfügung stellt, entsteht bekanntermaßen ein geldwerter Vorteil, der sowohl der Lohnversteuerung als auch der Verbeitragung zur Sozialversicherung zu unterwerfen ist. Wenn ein Arbeitnehmer sein Fahrzeug relativ viel betrieblich und relativ wenig privat nutzt, ist die Führung eines Fahrtenbuchs empfehlenswert. Das Fahrtenbuch kann steuerlich jedoch nur dann anerkannt werden, wenn es ordnungsgemäß ist und zeitnah geführt wurde. Bitte beachten Sie, dass ein nachträglich erstelltes Fahrtenbuch vom Finanzamt steuerlich grundsätzlich nicht anerkannt wird.

Zuschlag für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte – pauschaler oder individueller Pauschalansatz?

Wenn ein Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte innehat, ist ein zusätzlicher geldwerter Vorteil für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zu erfassen. Dieser kann entweder pauschal oder einzelfallbezogen nach folgenden Formeln ermittelt werden:

Listenpreis x 0,03 % x Anzahl der Entfernungs-Kilometer
(pauschaler Pauschalansatz)

Listenpreis x 0,002 % x Entfernungs-Kilometer pro Einzelfahrt
(individueller Pauschalansatz)

Im Rahmen des pauschalen Pauschalansatzes werden 15 Fahrten im Monat, also 180 Tage im Jahr, zugrunde gelegt. Wenn ein Arbeitnehmer seinen Dienstwagen tatsächlich an weniger als 180 Tagen nutzt, z. B. weil er häufig im Homeoffice oder anderenorts tätig ist, macht es Sinn, den geldwerten Vorteil einzelfallbezogen zu ermitteln und den geldwerten Vorteil im Rahmen des individuellen Pauschalansatzes anzusetzen.

Hierbei ist es jedoch zwingend erforderlich, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber monatsweise detaillierte Angaben macht, an welchen Tagen er sein Fahrzeug konkret für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt hat. Die bloße Mitteilung der Anzahl der Tage ist nicht ausreichend. Der Arbeitgeber hat die Angaben seiner Arbeitnehmer aufzubewahren und als Anlage zum Lohnkonto zu nehmen.

Bitte beachten Sie, dass entweder die pauschale oder die einzelfallbezogene Methode anzuwenden ist. Eine unterjährige Kombination ist nicht zulässig.

Wenn sich am Jahresende herausstellt, dass der Arbeitnehmer seinen Firmenwagen an weniger als 180 Tagen genutzt hat, kann im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung der Ansatz für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte korrigiert und eine entsprechende Rückrechnung durchgeführt werden. Von der günstigeren Methode profitieren sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber durch eine Reduzierung der lohnsteuerlichen Bemessungsgrundlage sowie die Reduzierung von Arbeitgeber- und Arbeitnehmer-Anteilen zur Sozialversicherung.